Содержание:
- Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?
- Задачи автоматизированной отчетности
- Преимущества системы
- Методология
- Как формируется отчет?
- Что получает Заказчик? Структура еженедельного отчета
- Результаты
- Недостатки системы и возможности улучшения. Мнение нашего эксперта
- Что можно улучшить? Мнение наших Заказчиков
Еженедельный отчет по проектным работам. Как внедрить отчет в проектной организации?
Еженедельный отчет – необходимость и рутина для многих проектных институтов. Представим ГИПа Федора, который трудится в проектной организации XXX. Чтобы сформировать отчет, ему придется собрать данные от разработчиков всех смежных разделов, оформить каждый отчет и составить список рассылки. На каждый этап потратит минимум 30 минут, а если текущих проектов более 30?
Мы разработали и внедрили собственное решение – систему автоматизированной подготовки и рассылки отчетов.
Трудозатраты ГИПа на подготовку одного отчета – 30 секунд.
Задачи автоматизированной отчетности
- Предоставлять Заказчикам регулярную обратную связь.
- Обеспечивать прозрачность процесса разработки.
- Предоставлять информацию о текущих и возможных проблемах в проекте.
- Систематизировать ключевую информацию о состоянии проекта.
- Оценивать результаты работ в соответствии с договорными обязательствами.
Преимущества
- Простое создание и отправка отчета.
- Полная систематизация технической и организационной части.
- Своевременное напоминание Заказчику о проблемных вопросах.
- Отражение системной работы подрядчика.
Методология
Мы используем систему автоматизированной отчетности с июля 2017 года. В последний рабочий день каждой недели (обычно это пятница) Заказчики получают отчеты по проектам. Таким образом, в понедельник у ГИПа есть подробная информация для совещаний и планирования работы на следующей неделе.
Как формируется отчет?
Чтобы создать отчет, нужно перейти в раздел «Проекты». Выбираем папку «Все проекты», а затем подпапку «Для рассылки отчетов». Для удобства поиска все проекты разделены по категориям:
- В планах.
- В работе.
- На рассмотрении.
- На экспертизе.
- Приостановлен.
Отмечаем в списке необходимый проект, а затем в меню «Отчеты» выбираем пункт «Еженедельные отчеты». Вводим номер документа в появившемся окне и нажимаем «Ок».
Далее формируется автоматизированный отчет по выбранному проекту. Нам потребуется всего несколько секунд, чтобы отправить его Заказчику. Нажимаем «Отправить по e-mail» и выбираем формат PDF.
Формируется письмо, в котором уже указаны контакты Заказчика, тема письма, сообщение и подпись. Еженедельный отчет автоматически прикреплен вложением. Все, что нам нужно сделать – нажать «Отправить».
Что получает Заказчик? Структура еженедельного отчета.
В отчете представлено 5 таблиц, которые отображают актуальную информацию по проекту.
Таблица 1. Состояние проекта.
В первой таблице представлена основная информация по работе над проектом. Она помогает Заказчику понять:
- На какой стадии находится проект?
- Что служит основанием для его выполнения?
- Кто является ответственным лицом от Заказчика и Исполнителя?
- Когда мы приступили к проекту и когда его завершим?
- Сколько рабочих дней выполняется проект и сколько еще осталось?
Преимущества таблицы:
- Уведомления Заказчика о старте проекта и состоянии работ.
- Анализ трудозатрат по проекту.
Таблица № 2. Состояние документации.
В данной таблице указан перечень разрабатываемых проектных документов.
- Тип документа.
- Состояние разработки разделов ПД или РД.
-
Стадия документооборота.
Примечания к каждому документу (с указанием вопросов и инцидентов по каждому разделу).
В таблице используются специальные иконки:
Они позволяют Заказчику понять, на какой стадии выполнения находится проект. В примечаниях содержатся пояснения
к каждому документу.
Преимущества таблицы:
- Подробный отчет о стадии разработки каждого документа в процентах.
- Наглядное отображение каждой стадии работы в процентах.
- Анализ движения документации по соответствующим структурам.
Таблица № 3. Обновление реестра ИД.
В третьей таблице указано наименование каждого файла, дата обновления реестра и контакт исполнителя. К отчету
автоматически прикрепляется актуальный реестр исходных данных.
Преимущества:
- Отправление заказчику активного реестра ИД вложением к письму.
-
Отслеживание актуальных изменений в реестре ИД вплоть до времени обновления.
Таблица № 4. Корреспонденция по проекту.
В данной таблице собрана полная информация о входящей и исходящей документации:
- Дата.
- Номер.
- Заголовок.
- Контакт.
-
Тип – входящая или исходящая документация.
Преимущества:
Таблица № 5. Инциденты.
Последняя таблица отображает виды инцидентов, даты создания и разрешения, а также их текущее состояние.
Инциденты открываются при наличии замечаний к выполненной документации или дополнительной корректировки.
- Анализ и учет замечаний от Заказчика.
- Возможность контроля и ускоренного разрешения инцидентов.
Результаты
1. На этапе запуска проекта стало проще собирать исходные данные. Проектные институты даже дублировали наш отчет Заказчику.
2. Выполненные разделы ПД и РД достаточно долго находятся в стадии рассмотрения. Отчеты позволили ускорять этот
процесс и снимать возражения или претензии.
Недостатки системы и возможности улучшения. Мнение нашего эксперта
❝ Еженедельный отчет помог нам быстрее решать организационные вопросы и сделать
прозрачным процесс проектирования и сопровождения разделов проектной документации. ❞
Сергей Васильевич Букин, главный инженер ООО "ЦентрПроектЗащита"
Что хотелось бы добавить в отчет? Может добавить возможность выделять цветом, что изменилось с последней отправки. Напишите в комментариях!
Что можно улучшить? Мнения наших заказчиков
❝ Добавить функцию комментариев для подтверждения сроков или добавления возражений. ❞
❝ Для информативности сократить отчет до одного листа. ❞
