Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов

Как контролировать поручения руководителя? Методика учета документов

В основном руководители ставят задачи подчиненным устно или на бумаге, в виде резолюции или поручения. При этом
они рассчитывают, что сотрудник сам запомнит задание.

Но что происходит в итоге? Сотрудник забывает о поручении, а руководитель тратит много времени на контроль.
А как работать, если ежедневно более 100 поручений?

Можно ли автоматизировать постановку задач и упростить контроль? Мы разработали собственную методику, которую используем больше 3х лет.

Регистрация документа

Офис-менеджер регистрирует новый документ в системе, на основании которого дублируются поручения руководителя с бумажного документа (входящего письма, протокола совещания или приказа).

• Номер;

• Заголовок;

• Дата;

• Ответственный;

• Тип (входящая, исходящая документация, приказы ГД – Генерального Директора, проекты и т.д.);

• Связь документа с проектом (если требуется).

Сотрудник получает уведомление о новой задаче в форме всплывающего окна. Он может сразу приступить к выполнению (кнопка «Перейти») или отложить задание (кнопка «Отменить»).

Отложить задачу можно на конкретное время, выбрав удобный период напоминания – от 5 минут до 1 недели.

При этом сотруднику не нужно тратить время на поиск документа в корпоративной библиотеке. Кнопка «Перейти» направит его сразу к электронной версии документа, т.к он привязан к задаче.

В графе «Приоритет» указан статус задачи (высокий, средний, Г.Д.). Данный пункт позволяет сотруднику выделить важные задачи, которые требуется выполнить в первую очередь. Детали задачи указаны в связях: контрагент, контакты, документы, счета и другие элементы. Чтобы просмотреть интересующий элемент, нужно нажать значок лупы.

Все задачи сотрудника расположены на вкладке «Задачи». Переключившись на эту вкладку, он увидит текущие, выполненные и просроченные задачи, которые отмечены красным цветом.

После выполнения задачи сотрудник отмечает состояние и результат «Выполнено». Написать подробнее об итогах работы можно в графе «Результат подробно». Например, «документ отправлен» или «договорился о встрече с клиентом».

Автор задачи получит уведомление о выполненном поручении по e-mail. Он оценит результат и, при необходимости, вернет задание на доработку.

Контроль невыполненных поручений

Руководитель регулярно получает напоминания о выполняемых задачах подчиненных. Полный перечень задач, в том числе просроченные, отображены на вкладке «Задачи».

 
  

Чтобы напомнить подчиненному о поручении, руководителю или его ассистенту нужно поставить галочку «Ответственному». После этого сотрудник получит напоминание о просроченном задании.

Все задачи и поручения руководителей имеют особый приоритет – статус Г.Д. Это существенно упрощает фильтрацию и поиск. Быстро найти задачу помогут фильтры «состояние» и «ответственный». Чтобы просмотреть поручения статуса Г.Д., нужно перейти на вкладку «Задачи» и выбрать папку «Поручения Генерального». Данная папка включает разделы «В работе», «Выполнено», «Не начато». Таким образом, можно легко переключаться между различными категориями задач. 

Как мы видим, в данном примере 1680 поручений от Генерального Директора. Можно ли их контролировать вручную? Ответ очевиден. 

Преимущества

• Систематизация всех документов и поручений.
• Простой поиск и удобные напоминание об актуальных задачах и их выполнении.
• Разграничение прав доступа в зависимости от должности ответственного.

 

Что можно улучшить?

Перейти на полный документооборот с функцией электронно-цифровой подписи.

 

Результаты

 
 
❝ По итогам данной методики мы в ООО «ЦентрПроектЗащита» существенно снизили затраты времени на поиск документов, контроль поручений. А самое важное – нашим сотрудникам нравится такой подход, при новом поручении всегда добавляют: «Поставьте мне задачу в Террасофте!». Так удобнее и руководителю, и сотруднику.❞

Виталий Владимирович Курманов,  
Генеральный Директор ООО "ЦентрПроектЗащита"