Как выбрать подрядчика для разработки спецразделов проектной документации

Часто от ГИПов поступают вопросы: «Нам нужно разработать спецразделы проектной документации. Запросили коммерческие предложения – получили 8 шт. с разбросом цен в 10 раз! В референц-листах у всех потенциальных подрядчиков «Газпромы», «Новатэки», «Сколково». Как выбирать, чтобы не переплачивать и не получить проблемы на экспертизе?»

Давайте разберемся, на какие факторы нужно обращать внимание. Попутно покажем на примерах, как тот или иной аспект деятельности организован у нас – в ООО «ЦентрПроектЗащита».

Фактор № 1. Оперативность обработки заявки: ваш звонок реально важен для нас... или не очень?

По первому же опыту коммуникации с потенциальным подрядчиком можно сделать выводы. Например, ответили на ваш звонок или сообщение? Скорость обработки заявки и подготовки коммерческого предложения (КП) – индикатор того, хорошо ли реализованы бизнес-процессы в проектной организации.

Секретный бизнес-хак

Система контроля пропущенных звонков помогает нам не оставить без внимания ни одно обращение. Если изначально звонок остался без ответа, то все специалисты коммерческого отдела получат уведомления и обязательно перезвонят. Проверьте сами – попробуйте позвонить нам в выходной или во внерабочее время

Если даже на предварительном этапе потенциальному клиенту приходится ждать по несколько дней – это уже знак. После начала сотрудничества ситуация, скорее всего, только усугубится. Обращайте внимание на оперативность ответа и информирование о процессе подготовки КП.

Главный инженер проекта Н.В. Курманов:

Мы оформляем КП 1–2 рабочих дня, обычно укладываемся в 24 часа. Заказчик получает автоматические уведомления о том, какие спецразделы сейчас оцениваются. Наша система управления проектами автоматически отправляет уведомления представителю заказчика (обычно главному инженеру проекта) по SMS или электронной почте.

Фактор № 2. Компетентность: кто фактически будет работать над вашим проектом?

Оценить уровень компетентности помогут вопросы, которые можно задать напрямую представителям организации:

Как давно она работает?
Сколько томов подготовила по тематике вашего проекта?
Какой профессиональный опыт у конкретных специалистов, которые будут заниматься разработкой спецразделов?
Есть ли отдел контроля качества проектной документации?

Цифры и факты

ООО «ЦентрПроектЗащита» специализируется на проектировании более 18 лет.

Ежегодно разрабатываем более 300 томов проектной и рабочей документации.

Всегда предоставляем официальную справку о количестве выполненных проектов в определенной сфере по запросу Заказчика. Например: 10 в области аэровокзалов, 50 в области химической и нефтехимической промышленности и т. д.

Отдел организационно-технического контроля (ОТК) формирует требования к оформлению спецразделов и проверяет тома ПД перед отправкой заказчику.

Обратите внимание, насколько адекватен объем информации, которую запрашивают для оценки вашего проекта. Важно, чтобы он не был избыточным, но охватывал все данные, нужные для точной оценки трудозатрат.

Главный инженер проекта Н.В. Курманов:

Какую информацию запрашиваем мы:

Для какой экспертизы разрабатывается проект (Главгосэкспертиза, государственная, негосударственная, ведомственная экспертиза или экспертиза промышленной безопасности).
Дата начала проекта и сроки его выполнения.
Кто отвечает за согласование технических вопросов, в какие сроки дает обратную связь.
Требуется ли разрабатывать смежные тома проектной документации («Сети связи», МОПБ, МЭЭ, ОДИ, ПМ ГОЧС, ДПБ, СМИС, ПТА, ТБЭ, ПМ ООС, ОВОС).
При разработке тома «Пожарная безопасность» уточняем, нужен ли расчет категорий, пожарного риска, проект огнезащиты.

При оценке общей компетентности играет роль активность организации в профессиональной среде: участие в профильных конференциях, публикации специалистов, участие в подготовке методических материалов и т. д.

Аккумулируем знания, безвозмездно делимся опытом

Наша организация занимается разработкой методических пособий, выпускаем сборники замечаний экспертиз по спецразделам – ПМ ГОЧС, ПТА, МОПБ, ДПБ. Планируем объединить в данных сборниках опыт более 100 проектных организаций, поэтому ждем предложения ваших ГИПов с их опытом прохождения экспертиз.

Специалисты ООО «ЦентрПроектЗащита» публикуются в профильных СМИ и в блоге компании, в котором освещаются многие проблемные вопросы по спецразделам проектной документации.

Хорошо, если можно найти доказательства компетентности, как компании в целом, так и ее нынешних специалистов. Не столь важно, кто работал в компании несколько лет назад, ключевой вопрос – кто работает сейчас. Возможно, в организации большая текучка и весь опыт растерян.

Начальник отдела промышленной безопасности С.А. Усанович:

Работающие в настоящее время специалисты лично разработали более чем по 100 томов спецразделов проектной документации.
Надежда Михайловна Ракина получила звание «Инженер года Брянской области–2019» в номинации «Строительство и стройиндустрия» в версии «Профессиональные инженеры».
Сергей Артурович Усанович награжден грамотой Губернатора Брянской области за высокие достижения в области ГО и ЧС.

Фактор № 3. Как организован процесс работы: система управления проектами

Ваш проект вряд ли будет единственным в работе. И чем ниже цены у подрядчика, тем больше поток заказов и выше загрузка специалистов, как следствие – риск срыва сроков. Для снижения этих рисков нужна современная система управления проектами.

Вам нужно понять, будет ли ваш проект одним из многих или самым важным с индивидуальным подходом и вниманием?

Главный инженер С.В. Букин:

Мы ведем проекты в специальной программе. Информация о видах работ и вся документация четко структурированы. По мере работы над проектом автоматически или вручную добавляются текущие задачи, переписка, звонки, дополнительные файлы, а во время экспертизы – замечания.

Еще одна деталь – как вы будете узнавать о ходе работы над вашим проектом. Это тоже фактор, показывающий, уделяется ли ему должное внимание. Обратите на это внимание, чтобы не столкнуться с неприятными сюрпризами во время дедлайна.

Главный инженер С.В. Букин:

В последний рабочий день каждой недели мы отправляем заказчику автоматический отчет о состоянии проекта. В нем отражен статус каждого выполняемого тома (% выполнения, состояние, комментарии), история официальной переписки по проекту, статус отработки каждого замечания, прикладывается обновленный файл с реестром исходных данных.

Фактор № 4. Методология работы с замечаниями

Замечания могут поступать не только в процессе прохождения государственной экспертизы, но и от генерального проектировщика и ведомственной экспертизы заказчика. Работу над замечаниями всегда приходится проводить в сжатые сроки. И вам как заказчику нужно понимать, получил ли подрядчик все замечания, какие из них в работе и насколько оперативно вносятся правки в документацию.

Генеральный директор В.В. Курманов:

Мы знаем, что ГИП переживает за свой проект на этапе экспертизы, и стремимся снизить количество стрессовых факторов. Все замечания отражены в специальном разделе «Инциденты» системы управления проектами. Наш главный инженер регистрирует их, анализирует и назначает ответственных за правки. Система автоматически отправляет контактному лицу заказчика уведомления о ходе работы с замечаниями – по SMS и электронной почте.

Отдел ОТК ведет реестр замечаний, чтобы исключить их повтор в других проектах. Анализируются типы замечаний, причины их возникновения, кто из специалистов допустил ошибки. Нам это помогает оптимизировать работу, а заказчикам гарантирует прозрачность и минимальные сроки отработки замечаний.

Фактор № 5. Что с техническим оснащением?

Для качественной работы по выполнению спецразделов проектной документации необходимы современные компьютеры, специализированное ПО, широкоформатные принтеры и плоттеры.

Уточните, какое ПО использует подрядчик для расчета риска, зон поражения, категорий или теплотехнического расчета конструкций. ПО лицензионное или нет? Наличие специализированного ПО говорит о серьезности организации.

Изучите справку о материально-технических ресурсах (МТР). Обратите внимание, сколько в организации компьютеров, мониторов, пакетов лицензионного ПО. Всего этого должно быть примерно равное количество, соответствующее числу специалистов организации. Если подрядчик заявляет, что у него в штате 10 профильных сотрудников, а в справке о МТР указано 5 компьютеров и 3 монитора, то на чем работают эти сотрудники?

Фактор № 6. Несколько слов об отзывах

На самом деле манипуляции с отзывами подорвали к ним доверие. Отзывы на корпоративных сайтах подрядчиков мало кто воспринимает всерьез, а отзывы на сайтах-отзовиках, специализированных форумах и других ресурсах стоит просмотреть. Если попадаются негативные, не спешите сбрасывать организацию со счетов. Обратите внимание на приведенные факты и отсеивайте эмоции в отзывах.

Хуже всего, если отзывов о компании нет. Возникает вопрос: существует ли она?

Генеральный директор В.В. Курманов:

Мы просим заказчиков оставить отзыв на бланке компании. Это официальное подтверждение факта сотрудничества и того, что оно было успешным. Руководитель не станет подписывать отзыв, если остался недоволен результатом работы.

Фактор № 7. А продолжается ли работа после оплаты?

Получение оплаты не должно снимать обязательства по сопровождению проектной документации на экспертизе или рабочей документации при монтаже. Поинтересуйтесь, что думает по этому поводу потенциальный подрядчик.

Главный инженер проекта Н.В. Курманов:

Действия после получения итоговой оплаты выведены в отдельный бизнес-процесс в системе управления проектами. Выглядит он так:

1. Подтверждаем получение оплаты и благодарим заказчика за сотрудничество (лично или по телефону).

2. Запрашиваем официальный отзыв.

3. Анализируем замечания по проекту, чтобы исключить аналогичные в будущем.

4. Сопровождаем проект в процессе экспертизы или монтажных работ на объекте.

Подводим итоги

Квалификация, техническая база, системный подход – основа работы заслуживающего доверия подрядчика. Третий пункт часто упускают из виду, хотя он очень важен. Над проектами работают люди, и даже профессионал может не справиться с нагрузкой, заболеть или ошибиться. Чтобы частные проблемы не сказывались на результате работы, важна продуманная система ведения проектов. Тогда даже средний специалист выдаст достойный результат – без стандартных ошибок, сорванных сроков и проблем с коммуникациями