Оптимизация структуры проектной организации малой численности через создание отдела организационно-технического контроля

Оптимизация структуры проектной организации малой численности через создание отдела организационно-технического контроля

В статье изложены особенности организационно-штатной структуры для малых проектных организаций, выполняющих сугубо узкие направления проектирования либо работающих на субподряде у крупных проектных организаций, выступающих головными (генеральными) разработчиками.

Ключевые слова: структура проектной организации, отдел, контроль, задачи, функции, разработка.

В проектном комплексе строительной отрасли СССР был выбран путь создания крупных проектных организаций, проводящих государственную политику и способных реализовать намеченные планы. Были созданы условия для концентрации информации, материальной базы, профессиональных кадров, их подготовки, повышения квалификации. Многочисленные структурные подразделения таких проектных организаций были ориентированы на решение всех стоящих перед ними управленческих и проектных задач.

Если в 1990 г. в СССР существовало около 1800 проектных институтов с численностью работающих более 800 тыс. человек, то на сегодняшний день в России имеется более 10 тысяч организаций, имеющих разрешительные документы на проектирование объектов строительства, с общей численностью порядка 240 тыс. работающих (Шефов А. А. «Многопроектное управление в проектных организациях России: итоги, традиции, тенденции»).

Организационные структуры проектных организаций России до удивления различны. Несмотря на кажущуюся очевидность технологии проектирования (архитектурно-строительная часть, технология, конструктивные решения, теплоснабжение и т. д.) каждая организация по-своему уникальна.

Названия отделов, их функции, задачи определяются областью деятельности проектной организации, видами их деятельности и устанавливаются локальными нормативными актами проектной организации. 

Для эффективного управления и контроля деятельности проектной организацией малой численности (с учетом оптимизации и минимизации количества сотрудников) следует функции и задачи структурных подразделений направить на выполнение их прямых обязанностей, освободив их от непрофильных или затратных по времени задач, которые возникают при осуществлении их деятельности, а решение широкого круга перспективных и текущих вопросов деятельности проектной организации возложить на так называемый «штаб».

Таким «штабом» может быть отдел организационно-технического контроля, который целесообразно подчинить непосредственно руководителю проектной организации (далее – организации), возложить на него подготовку проектов организационных решений организации, выполнение контролирующих функций исполнения локальных нормативных и иных нормативных актов, разработку планирующих и других документов, архива технической документации, нормоконтроля и ряд других, в том числе и внезапно возникающих неотложных задач. Отдел организационно-технического контроля (далее – отдел ОТК) должен являться постоянно-действующим рабочим органом руководителя проектной организации, его «правой рукой».

Изъятием целого ряда задач и функций у других структурных подразделений (отделов) организации либо сокращением некоторых имеющихся структурных подразделений (в соответствии со штатной структурой организации) и сосредоточение их в отделе ОТК достигается задача повышения управляемости организации, оперативности в решении организационно-технических вопросов, в том числе и перспективных.

Примерный перечень структурных подразделений (отделов) организации, частично передающих свои задачи и функции в отдел ОТК, либо сокращаемых, приведен на рисунке 1.

---

Примерный вариант организационных, организационно-технических и технических задач и функций, которые возлагаются на отдел ОТК с учетом изъятия их у других структурных подразделений организации, либо их сокращения, приведен в таблице 1.

Таблица 1 — Примерный вариант организационных, организационно-технических и технических задач и функций, которые возлагаются на отдел ОТК с учетом изъятия их у других структурных подразделений организации либо их сокращения

Отдел организационно-технического контроля
Организационные задачи и функции: перспективное и текущее планирование деятельности организации; разработка предложений о стратегии технической политики и развитии организации через расширение видов деятельности; подготовка разрешительных документов для открытия новых видов деятельности; подготовка документов для внесения изменений в учредительные и разрешительные документы организации; разработка и реализация планов повышения квалификации работников организации в образовательных учреждениях, учебных планов и программ повышения профессионального уровня работников непосредственно в организации и оформление необходимых документов для их аттестации в соответствии с требованиями нормативных документов; участие в пределах своей компетенции в подготовке проектов управленческих решений руководства организации; контроль и доклад руководителю организации о выполнении работниками приказов, указаний и распоряжений; организация взаимодействия с саморегулируемой организацией (далее – СРО), подготовка документов для инспекционной проверке организации как члена СРО, подготовка документов для инспекционной проверки другими контролирующими органами (Ростехнадзор, ФСБ России и др);  оценка квалификационного и творческого потенциала работников для достижения намеченных целей развития организации; участие в экспертизе материалов, предлагаемых структурными подразделениями организации для публикации либо размещения на официальном сайте организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»; проведение мероприятий по осуществлению конфиденциальности обращаемой в организации информации; представление организации при взаимодействии с внешними организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела организационно-технического контроля	Организационно-технические задачи и функции: формирование и совершенствование требований к качеству технических решений проектной и иной документации в целях реализации технической политики организации; разработка (переработка) документов Системы менеджмента качества. разработка методических и справочных материалов, наглядных пособий в помощь специалистам структурных подразделений организации; ведение нормоконтроля. Контроль за реализацией установленных требований к качеству выполненных работ, определение требований к техническому уровню проектных решений; проведение сравнительного анализа разрабатываемой в других организациях проектной и иной документации с выполненными работами с целью повышения качества и конкурентоспособности выполняемых работ; анализ замечаний заказчиков, экспертно-контрольных органов (организаций) разработанных проектных и других документов; обеспечение комплектности разработанной документации, передаваемой заказчику в составе, установленном соответствующими нормативными правовыми актами, стандартами, условиями договора; обеспечение взаимосвязи и однотипности проектных решений, разрабатываемых разными специалистами, исключения избыточности информации; анализ и технический учет несоответствий разработанной документации действующим нормам и правилам, контроль за осуществлением мероприятий, направленных на предупреждение возникновения подобных несоответствий; поддержание в актуальном состоянии нормативно-правовой и нормативно-технической документации и доведение до сотрудников организации информации об изменениях в них; создание и поддержание в актуальном состоянии технической библиотеки нормативной литературы в электронном виде и на бумажных носителях;  организация технического документооборота, хранения и использования проектных, технических и нормативных документов в текущей деятельности организации; ведение научно-справочного аппарата (указателя), облегчающего учет, хранение и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, и пр.) оказание методической помощи отделам, непосредственно подчиненных главному инженеру организации, в поиске необходимых справочных материалов, в обеспечении их пособиями и другими материалами; участие в заседаниях технического совета (совета по качеству), проведение текущих технических совещаний; мониторинг новых проектных технологий и представление его результата техническому руководителю организации	Технические задачи и функции: установка и поддержание в рабочем состоянии программного обеспечения сервера организации и персональных компьютеров работников структурных подразделений; контроль использования сертифицированного программного обеспечения; поддержание локальной вычислительной сети в рабочем состоянии; техническое обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехники; обеспечение мер по развитию компьютеризации организации и системы внутреннего и внешнее информационного обмена; осуществление мер по технической защите информации, обращающейся в информационно-телекоммуникационных системах и сетях; развитие системы связи организации

Примерная штатная численность отдела ОТК может составлять 5-6 человек: начальник отдела ‒1, главный специалист – 1, ведущий специалист –1, специалист ‒ 2-3.

Распределение обязанностей между сотрудниками отдела организационно-технического контроля производится начальником отдела организационно-технического контроля и устанавливается в Положении об отделе ОТК и должностных инструкциях, утвержденных руководителем организации. 

Целесообразно персональный состав отдела ОТК следует подбирать:

• для решения организационных вопросов ‒ из специалистов, имеющих знания и опыт работы в области, связанной с нормативными документами по организации проектной деятельности, руководящими документами СРО, разработкой локальных нормативных документов, хорошо владеющих вопросами перспективного и текущего планирования деятельности организации, ведением и оформлением учредительных и организационно-распорядительных документов и документов конфиденциального делопроизводства и работе с конфиденциальными сведениями, защите ноу-хау, осуществлением эффективного контроля исполнительности, вопросами обучения работников организации всеми формами повышения их квалификации, представлением руководителю организации достоверных и объективных сведений о состоянии работы во всех структурных подразделениях и внесением своих предложений по повышению качества их работы, оперативного решения внезапно возникающих перед руководством организации задач;
• для решения организационно-технических вопросов – из специалистов, имеющих знания и опыт работы в области практической проектной деятельности, нормоконтроля, ведения библиотечного дела и архивного делопроизводства, документов системы менеджмента качества на основе требований ГОСТ ISO 9001-2011, разработке учебно-методической литературы, обобщения, сравнительного анализа и оформления документов для руководства организации с целью повышения качества работы с несоответствиями, оперативности в поддержании нормативно-правовых и нормативно-технических документов в актуальном состоянии, оперативного информирования работников проектных подразделений о принятых либо измененных нормативно-правовых и нормативно-технических документов;
• для решения технических задач – из специалистов, имеющих знания и опыт работы в области компьютерных технологий и связи, программного обеспечения, защиты информации.

Создание в проектной организации отдела организационно-технического контроля позволит ее руководителю иметь эффективно работающий оперативный орган, являющейся его «правой рукой» в осуществлении действенного управления и контроля работы структурных подразделений, позволяющий иметь объективную информацию о состоянии дел и своевременно вносить коррективы в производственно-хозяйственную деятельность организации в целом, а также в перспективы ее развития, своевременно устранять недостатки в работе.

---

Лукин Евгений Васильевич,
начальник отдела организационно-технического контроля ООО «ЦентрПроектЗащита»
to@safetycenter.ru